№1 февраль 2017   |   Встречаем бизнес-группу: тарифы, сервис, персонал

 

Наверняка большинство из вас согласятся, что деловой туризм востребован. Отели стараются угадать предпочтения деловых гостей, помочь бизнес-путешественникам в организации командировки, а тревел-менеджеры и сотрудники компаний, в свою очередь, ломают головы в выборе оптимальной площадки для организации корпоративного мероприятия.

 

Бизнес-группы — это особый доход отеля, когда за 2–3 дня проживания группы возрастает доходность во всех кост-центрах. Хороший конференц-зал, а лучше — несколько на разное количество посадочных мест, техническое оснащение и возможность в полной мере использовать функционал мобильных устройств связи, наличие высокоскоростного доступа к сети Internet — это лишь малая часть критериев, которые предъявляют бизнес-путешественники при выборе отеля. Если отель принимает группу — нагрузка еще более существенна: нужно иметь вместительный номерной фонд соответствующей категории и другие сопутствующие сервисы. Максимальное соответствие требованиям даст возможность отельерам сформировать интересное предложение для бизнес-групп и получить необходимую прибыль. Как отелю завоевать позиции в качестве деловых площадок MICE-туризма, рассмотрим далее в статье

 

Нина Лысенко

Как встречать бизнес-группу

Качественные отели являются основой для проведения большинства мероприятий сферы делового туризма: в отелях проходит примерно половина деловых форумов и конференций, на академических площадках — 30%, и только 15% мероприятий проводится на других площадках. Объясняется это тем, что конференц-отели имеют ряд преимуществ перед прочими видами локаций. Как правило, такие отели находятся в центре города или имеют хорошую транспортную логистику: расположены недалеко от аэропорта, морпорта или ж/д вокзала.

 

Популярные среди деловых туристов отели зачастую обладают достаточным количеством конференц-залов разной вместимости с современным техническим оборудованием, холлами для аккредитации делегатов, площадями для организации приконгрессной выставки, фуршетов и кофе-брейков, ресторанов для банкетов и банкетов, залов для переговоров. Для деловых мероприятий зачастую выбирают отели категории 4 или 5* с понятным набором услуг. Чаще — это сетевые отели. Набор услуг для бизнес-туристов — это завтрак, переговорные комнаты, конференц-зал, а лучше — несколько.

 

Для международных мероприятий важно наличие синхронного перевода и соответствующего оборудования, а также нескольких ресторанов в отеле или в ближайшей доступности. «Если мероприятие длится несколько дней, то вечеринки проводят в разных ресторанах города, кафе или в ресторанах отеля с различными кухнями, поэтому важна логистика. Например, ты приезжаешь в Marriot и понимаешь, что это конкретный класс обслуживания, определенный стандарт. Иногда организаторы бизнес-мероприятия наоборот уходят от стандарта, но тут в большинстве своем речь идет о камерном мероприятии, о совете директоров и пр.», — говорит директор туристической компании «ТБК «Аэлита» (принимающий оператор в Сочи) Александра Сердюченко. Реже для деловых мероприятий выбирают отели категории 3*, но пользуются спросом те 3-звездочные отели, которые максимально приемлемы по ценам, большие по вместительности (например, при проведении масштабных мероприятий).

 

Бизнес-группы — это достаточно большой сегмент гостей, который условно можно разделить на несколько видов. Есть гости, размещением которых занимается организатор делового мероприятия согласно предварительно составленным спискам. В этом случае персонал отеля заблаговременно может получить информацию о количестве людей в группе, их персональные данные и подготовиться к одномоментному приему значительного количества гостей. По спискам, предоставляемым организаторами, персонал Front Desk может внести заранее данные и на стойке регистрации в обмен на паспорта выдавать визитки с ключами, не создавая столпотворение из-за длительного ксерокопирования паспортов.

 

Бизнес-путешественники — это гости, которые ценят свое время, и при групповых заездах часто встречаются довольно жесткие тайминги. Поэтому скорость и четкость в приоритете. «100% групп запрашивают fast check in. Важно заранее сообщить агентству или клиенту, какую информацию необходимо предоставить для организации процедуры. При этом необходимо поставить в известность заказчика о времени группового check in, если оно отличается от индивидуального. Не все организаторы деловых мероприятий знают, что это время может отличаться. В момент заезда количество персонала должно соответствовать ожидаемому числу гостей. Большим группам лучше предоставлять отдельное место для check in — зону в лобби, конференц-зал, если он близко к входу в гостиницу», — объясняет директор MICE-Крым Татьяна Лучкина.

 

Еще с одним типом бизнес-групп персонал отеля сталкивается при организации общих деловых мероприятий крупными, в том числе сетевыми, компаниями с различными каналами маркетинга. «Часто общие мероприятия проводят за счет компании, а размещение в отеле люди оплачивают самостоятельно. В этом случае отель сталкивается с нагрузкой одномоментного заезда большого числа гостей, когда нужно быстро внести всю информацию, пробить множество чеков, учесть время выезда и успеть подготовить соответствующие закрывающие документы, учитывая, что кто-то выезжает раньше, кто-то позже. А вот кто-то — и вовсе при поселении захочет поменять заранее забронированный номер на другой. Это предусматривает целый ряд трансакций, к которым должен быть готов персонал. Но часто отельеры не думают о том, что большой заезд абсолютно нормально воспринимается гостями. И можно быстро заселить человека, спустя наплыв людей, подойти и провести остальные необходимые транзакции. Это существенно сокращает время обслуживания на рецепции. Хотя нередко даже в сетевых отелях сталкивались с тем, что для персонала это было новшеством», — рассказывает Александра Сердюченко.


Читать полностью…