Управление финансами ресторана: с чего начать?
Антон Ильинский,
кандидат экономических наук, основатель компании ATBE
Данная статья является продолжением публикаций: «Управление финансами ресторана: базовые принципы» («Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г.) и «Управление финансами ресторана: с чего начать?» («Академия гостеприимства», № 3, июнь 2019 г.)
Шаг 13. Провести первую сессию финансового планирования
Финансовое планирование занимает не более 2–3 часов в неделю. Как отмечалось ранее, лучше всего его проводить по четвергам. Подготовка к первой сессии финансового планирования потребует от вас несколько большего времени, чем в дальнейшем.
Процесс финансового планирования включает два основных этапа: подготовку и проведение собрания.
1. Подготовка к собранию
1.1. Заполнить в Форме распределения средств в графу «Входящее сальдо»
Перед первым собранием нужно собрать информацию об остатках на счетах. При подготовке к следующим собраниям будет достаточным внести «Текущее сальдо за весь период деятельности» из той же формы за прошедшую неделю.
1.2. Собрать все заявки на приобретение
При подготовке к первой сессии необходимо запросить у всех сотрудников заполненные заявки на приобретение на неделю вперед, предварительно предупредив, что сверх этих заявок будет крайне сложно что-либо приобрести. Также всех предупреждаете, что заявки вы больше собирать не будете. Сотрудники должны будут сами их вам приносить, например, до 14:00 каждого четверга. После этого времени вы их больше не принимаете.
В дальнейшем вы вносите в затраты только те заявки, которые вам подали сотрудники до установленного часа. Не беспокойтесь, если кто-то не успеет вовремя подать заявку на приобретение. В следующий раз будут более аккуратны. Но если вы увидели, что кто-то забыл подать запрос на жизненно необходимые затраты, внесите его самостоятельно, а с человеком проведите необходимую работу, чтобы этого больше не повторялось.
На этом шаге вам также нужно просмотреть все поданные заявки и принять предварительное решение об их одобрении или отклонении.
1.3. Заполнить Приказ одобрения расходов
Заполняются данные из поданных и одобренных вами заявок на приобретение.
1.4. Заполнить Форму распределения валового дохода
Заполняется в соответствии с рекомендациями, данными в предыдущей статье.
1.5. Заполнить Форму распределения средств (в результате получится План расходов на неделю вперед)
Обратите внимание, что в столбце «Сальдо» пишется остаток от выручки, из которого вычли все затраты, находящиеся в текущей строке и выше.
1.6. Составить список обоснований необходимости увеличения дохода на будущую неделю
Так как организация всегда стремится потратить больше, чем она зарабатывает, необходимо лишать ее лишних средств под любым предлогом. Это единственный путь к выживанию организации (см. «Управление финансами ресторана: базовые принципы» — «Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г., стр. 36).
Самый лучший способ обосновать необходимость затрат — распределить деньги по фондам (см. «Управление финансами ресторана: базовые принципы» — «Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г., стр. 38–39). Пусть максимальное количество денег хранится в фондах, которые обязательно должны наполняться.
В случае неполучения необходимой выручки, средствами фондов можно будет воспользоваться, чтобы временно перекрыть недостачу. А чтобы не было соблазна постоянно брать средства из фондов, нужно ввести правило, что на следующей неделе вам будет необходимо не только вернуть изъятые средства, но и добавить сверху процентов десять за пользование. Так вы будете постоянно поддерживать необходимость ресторана во все больших доходах, что будет стимулировать его рост и расширение.