Управление финансами ресторана: с чего начать

Управление финансами ресторана: с чего начать?

Антон Ильинский,

кандидат экономических наук, основатель компании ATBE

№4 АВГУСТ 2019

 

Данная статья является продолжением публикаций: «Управление финансами ресторана: базовые принципы» («Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г.) и «Управление финансами ресторана: с чего начать?» («Академия гостеприимства», № 3, июнь 2019 г.)

 

Шаг 13. Провести первую сессию финансового планирования

Финансовое планирование занимает не более 2–3 часов в неделю. Как отмечалось ранее, лучше всего его проводить по четвергам. Подготовка к первой сессии финансового планирования потребует от вас несколько большего времени, чем в дальнейшем.

Процесс финансового планирования включает два основных этапа: подготовку и проведение собрания.

 

1. Подготовка к собранию

1.1. Заполнить в Форме распределения средств в графу «Входящее сальдо»

Перед первым собранием нужно собрать информацию об остатках на счетах. При подготовке к следующим собраниям будет достаточным внести «Текущее сальдо за весь период деятельности» из той же формы за прошедшую неделю.

 

1.2. Собрать все заявки на приобретение

При подготовке к первой сессии необходимо запросить у всех сотрудников заполненные заявки на приобретение на неделю вперед, предварительно предупредив, что сверх этих заявок будет крайне сложно что-либо приобрести. Также всех предупреждаете, что заявки вы больше собирать не будете. Сотрудники должны будут сами их вам приносить, например, до 14:00 каждого четверга. После этого времени вы их больше не принимаете.

 

В дальнейшем вы вносите в затраты только те заявки, которые вам подали сотрудники до установленного часа. Не беспокойтесь, если кто-то не успеет вовремя подать заявку на приобретение. В следующий раз будут более аккуратны. Но если вы увидели, что кто-то забыл подать запрос на жизненно необходимые затраты, внесите его самостоятельно, а с человеком проведите необходимую работу, чтобы этого больше не повторялось.

 

На этом шаге вам также нужно просмотреть все поданные заявки и принять предварительное решение об их одобрении или отклонении.

 

1.3. Заполнить Приказ одобрения расходов

Заполняются данные из поданных и одобренных вами заявок на приобретение.

 

1.4. Заполнить Форму распределения валового дохода

Заполняется в соответствии с рекомендациями, данными в предыдущей статье.

 

1.5. Заполнить Форму распределения средств (в результате получится План расходов на неделю вперед)

Обратите внимание, что в столбце «Сальдо» пишется остаток от выручки, из которого вычли все затраты, находящиеся в текущей строке и выше.

 

1.6. Составить список обоснований необходимости увеличения дохода на будущую неделю

Так как организация всегда стремится потратить больше, чем она зарабатывает, необходимо лишать ее лишних средств под любым предлогом. Это единственный путь к выживанию организации (см. «Управление финансами ресторана: базовые принципы» — «Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г., стр. 36).

 

Самый лучший способ обосновать необходимость затрат — распределить деньги по фондам (см. «Управление финансами ресторана: базовые принципы» — «Академия гостеприимства», № 2, апрель 2019 г., стр. 38–39). Пусть максимальное количество денег хранится в фондах, которые обязательно должны наполняться.

 

В случае неполучения необходимой выручки, средствами фондов можно будет воспользоваться, чтобы временно перекрыть недостачу. А чтобы не было соблазна постоянно брать средства из фондов, нужно ввести правило, что на следующей неделе вам будет необходимо не только вернуть изъятые средства, но и добавить сверху процентов десять за пользование. Так вы будете постоянно поддерживать необходимость ресторана во все больших доходах, что будет стимулировать его рост и расширение.

 

ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ...