№1 Февраль 2016

Мария Текуева: Современное программное обеспечение для отелей должно быть не только эффективным, но и максимально удобным в работе

Программы автоматизации гостиничного бизнеса в подавляющем большинстве разрабатываются глобальными производителями ПО под потребности сетевых отелей или гостиниц с большим номерным фондом. Тем не менее спрос на автоматизацию бизнес-процессов малых отелей, хостелов постоянно растет.

В нынешнем интервью поговорим с руководителем направления «Автоматизации отелей» Группы компаний ККС Марией Текуевой о программе IS-Hotel, специально разработанной под потребности заведений с небольшим номерным фондом

 

Академия гостеприимства: Мария, чем был вызван вывод на рынок отдельного решения для малых отелей и хостелов — IS-Hotel?

Мария Текуева: В последнее время в России возрос интерес к внутреннему туризму, стало не хватать недорогих отелей с хорошим уровнем сервиса. За первые 7 месяцев прошлого года загрузка российских гостиниц только за счет россиян выросла на 3,9% по сравнению с 2014-м годом). Такие данные приведены в исследовании STR Global. При этом в июле число постояльцев увеличилось на 13,4%. Параллельно увеличивается количество хостелов и мини-отелей. Их активное развитие на гостиничном рынке оказалось настолько успешным, что они уже могут составить конкуренцию обычным отелям даже высоких категорий. Возрастание числа хостелов объясняется тем, что полный пакет тура от туроператоров (входят билет, бронирование отеля, экскурсии и т.д.) теряет актуальность: путешественники предпочитают самостоятельно планировать свое путешествие.

Разумеется, основным фактором при выборе хостела как средства размещения является низкая стоимость проживания (средняя цена — 400 руб./сутки против 2000 руб./сутки — в обычном отеле). В 2015 году в российских отелях было зафиксировано 75 млн ночевок, а средняя цена проживания на человека составила 2327,8 руб./сутки. Мини-отели характеризуются своими несомненными преимуществами:

индивидуальный подход к каждому гостю. Иногда владелец отеля является одновременно его администратором, и сам принимает гостей;

экзотичные места размещения. К примеру, на воде, в бывшем маяке или в старинной русской усадьбе, в которой воссоздана обстановка позапрошлого века.

Однако сейчас многие малые отели балансируют на грани убыточности, так как зависят от сезонности, инфраструктуры и транспортной доступности. Важно учитывать многие факторы.

Кризис — время для развития в России мини-отелей и хостелов, жилья на несколько человек, где, как правило, предоставляется спальное место без дополнительных удобств в комнате. Небольшие гостиницы сейчас — самая динамично растущая категория средств размещения на территории РФ. По данным Межрегионального объединения развития индустрии хостелов (МОРИХ), сейчас в России действует около 5 тыс. мини-отелей и хостелов. Почти половина расположены в Москве и Петербурге, третье и четвертое места занимают, соответственно, Крым и Сочи. Потенциал в других регионах большой. Особенно это касается городов Поволжья, в частности, популярного туристского маршрута «Золотое кольцо». Спрос со стороны туристов растет из года в год, а мест в гостиницах не хватает. Да и далеко не каждый турист, путешествующий по России, может себе позволить заплатить за ночь в гостинице 2,5–3 тыс. руб.

По этим причинам наша компания выявила инициативу вывести на рынок решение, которое бы оптимально подходило для данного стремительно развивающегося сегмента.

 

АГ: Целевая аудитория данного решения — небольшие отели, для которых дорого покупать более глобальные продукты. И все же — какой функционал заложен в IS-Hotel?

М.Т.: Решение IS-Hotel хотя и разрабатывалось для мини-отелей и хостелов, однако все основные и необходимые функции для жизнедеятельности и контроля работы полноценной гостиницы в нем заложены. А именно:

• программа предназначена для облегчения управления и повышения эффективности решения задач учета и использования номерного фонда;

• программа позволяет в удобном виде отображать текущее и планируемое состояния номеров, выполнять основные операции по изменению их состояния;

• программа дает возможность работать в «шахматке», исключая проблемы фрагментации. В «шахматке» можно делать бронирование на сутки, день, ночь или час;

• использование автоматизированной системы предоставляет оперативную информацию о состоянии номерного фонда, позволяет повысить четкость и обязательность работы с гостями, и, в конечном счете — качество сервиса;

• в системе реализованы все основные операции планирования и учета: бронирование, оформление заселения и выезда, а также различные корректирующие операции — переносы, переселения, продления, подселения и досрочные выезды;

• возможность управления ранними заездами и поздними выездами;

• одна из основных возможностей системы — реализация бронирования мест проживания (возможность бронировать койко-места);

• система фиксирует сведения о проживающем госте: паспортные данные, контактные телефоны и e-mail, ряд другой необходимой информации. Если гость пользуется услугами отеля повторно, автоматически используется вся уже введенная ранее информация;

• интуитивно понятный интерфейс;

• конструктор интерфейса (пользователь может сам под себя сделать необходимые ему настройки);

• управление групповыми заявками;

• планирование работы горничных;

• учет всех операций, проводимых персоналом в отеле;

• учет и обработка сообщений для гостей;

• возможность ведения системы лояльности;

• расчет с гостем;

• IS-Hotel имеет интеграцию со смежными системами, а именно: системой автоматизации ресторанов iiko, процессингом банковских карт, интерактивным ТВ, АТС, интернет-бронированием Wubook и Booking.com, сканированием паспортов, 1С, выгрузкой данных в УФМС, интеграцией с внешней замковой системой Orbita, Ihnova, Caba, VigCard (Vision), интеграцией с фискальными регистраторами ШТРИХ, FPRINT, ПРИМ, СПАРК и др.

 

АГ: Как в этом продукте реализовано подключение к каналам онлайн-бронирования и бронирование с сайта отеля?

М.Т.: Сейчас набирает популярность бронирование проживания через онлайн-каналы. Вместе с тем почти все отели хотят, чтобы гости могли делать, а при необходимости — оплачивать бронирования на сайте отеля. Конечно, мы учли это пожелание при создании IS-Hotel и реализовали интеграцию с такими каналами онлайн-бронирования, как Wubook и Travelline. В ближайшее время планируется подключение к Booking.com, Agodaи Orbitz, т.к. со спросом на интернет-бронирование растет и ассортимент каналов бронирования.

 

АГ: Не менее важная функция — отчеты. Какую информацию они выдают отельеру?

М.Т.: Безусловно, отчеты — одна из основных функций, которая просто необходима для анализа, прогноза и контроля работы отеля. IS-Hotel дает всю необходимую отчетность по номерному фонду, гостям, статистике, загрузке, финансовой отчетности. Если менеджер не найдет нужного ему отчета, то он сможет создать его сам, выбрав необходимые параметры и сохранив в системе. Это одно из преимуществ IS-Hotel — все отчеты вы создаете сами без помощи технической поддержки и совершенно бесплатно!

 

АГ: Позволяет ли программа вести учет карточек гостей по аналогу с CRM?

М.Т.: Да, несомненно. Программа предоставляет возможность вести учет карточек гостей. По каждому гостю в программе сохраняется история посещений (даты проживания, категория и номера комнат, в которых проживал гость в предыдущие заезды, общий доход), что позволяет получить по гостю всю интересующую информацию и вести программы лояльности, которые сейчас все более популярны.

 

АГ: Не секрет, что в небольших отелях персонал не всегда в совершенстве владеет принципами работы систем автоматизации. Насколько сложно разобраться в новом продукте и проводите ли Вы обучение для новых клиентов?

М.Т.: Мы специально разрабатывали новую версию так, чтобы создать максимально понятный интерфейс, а логика процессов воспринималась интуитивно: использовали правило «Трех окон» — т.е. любая операция в программе осуществляется посредством открытия не более трех окон. Это сделано для того, чтобы даже новичок смог быстро научиться и работать без ошибок. Программа настолько понятна, что не требует длительного обучения персонала. Хотя, конечно, мы обучаем новых клиентов, устраиваем показы программы, разработана демоверсия, которая позволяет перед установкой поработать и оценить качество продукта. Обучение входит в стоимость лицензии.

 

АГ: Расскажите о ценовой политике касательно данного продукта: будет ли он доступен мини-отелям и хостелам, а главное — за какой период в среднем окупается?

М.Т.: Продукт в первую очередь создан для хостелов и мини-отелей не только в Москве, Санкт-Петербурге и близлежащих областей, но и главным образом для Крыма и Краснодарского Края. Именно поэтому ценовая политика осуществлена c учетом возможностей указанных регионов. В нашем продукте сочетаются низкая цена и высокое качество, чем наша команда очень гордится! По окупаемости однозначно сказать не получится, т.к. тут все индивидуально, мы стараемся проявлять гибкость и подстраиваться под каждого нашего клиента. Но в среднем программа увеличивает загрузку отеля на 15–20% при использовании онлайн-каналов бронирования, на 25% — сокращает потери, примерно на 40% — увеличивает доход. Таким образом, ориентировочно первые 6 месяцев отель работает на восполнение инвестиций, а далее — уже на прибыль.

 

АГ: Что требуется от отеля для установки IS-Hotel и бесперебойной работы решения?

М.Т.: Для установки IS-Hotel и его бесперебойной работы необходимо 3 вещи: 1) компьютер, 2) лицензия и 3) Интернет (для работы с онлайн-каналами бронирования и выгрузки данных в УФМС). При этом мы оставляем право выбора за заказчиком: будет ли он использовать наше оборудование для установки или арендует наш продукт для использования на своем.

 

АГ: Какую гарантию ККС предоставляет на IS-Hotel и как осуществляет сервисное обслуживание?

М.Т.: Безусловно, мы даем гарантию на продукт. По поводу обслуживания я скажу так: работа нашей компании максимально направлена на удовлетворение наших клиентов. Поэтому почти под каждого нового клиента прописываются свои условия обслуживания в договоре, ведь у всех разные требования и пожелания. Стандартные условия таковы: компания обязуется обеспечивать работоспособность программы в течение года, предоставляется инструкция по пользованию с правилами эксплуатации, также компания обязуется осуществлять сервисную поддержку 24/7. Все неполадки устраняются в течение не более 1 часа после начала консультации.

В заключение хочется отметить, что наша программа универсальна и подходит как для отеля с номерным фондом в 50 номеров, так и для хостела всего на 10 мест. Приобретая наш продукт, вы получаете полное соответствие доступной цены и высокого качества.

 

Интервью подготовил

Александр Чорный