Форум в отеле: особенности организации и безопасности

Форум в отеле: особенности организации и безопасности

№5 ОКТЯБРЬ 2017

С начала 2000-х годов в России прижился и начал развиваться новый вектор в сегменте услуг отельного бизнеса. По оценкам экспертов, бизнес-туризм обеспечивает сегодня до 60% загрузки отелей в стране. Наметился тренд в смещении активности проведения деловых мероприятий от столицы в регионы. Важным фактором при проведении форумов, конференций является безопасность участников и постояльцев отеля. В крупных гостиницах этот формат уже обкатан, и все процессы отлажены. Отелям, принимающим деловое мероприятие впервые, на безопасность следует обратить особое внимание. Наши рекомендации — для них

 

Михаил Тартушкин

Мероприятия на базе отеля удобны как для организаторов, так и для участников. Такая локация позволяет собрать всех участников в одном месте, оградить их от неудобств, связанных с переездами от места проживания к месту проведения, что особенно актуально для больших городов. Совмещение места проведения и места проживания снимает с организаторов вопросы расселения, поскольку эти услуги берет на себя партнер-отель. Удобна и организация кофе-брейков, фуршетов и банкетов, поскольку практически в каждом крупном отеле есть собственный ресторан.

 

Несомненное удобство проведения мероприятий на базе отеля привлекает к себе организаторов различных форматов. Диапазон тематики довольно обширен. От выставок кошек до съездов политических партий.

 

Классифицировать подобные события в отелях можно по следующим критериям:

• содержанию (культурно-зрелищные, общественно-политические (съезды, конференции, деловые, иные));

• статусу (городские, республиканские, международные);

• периодичности (повторяющиеся и разовые);

• количеству участников.

 

Проведение данных мероприятий влечет за собой нагрузку на все службы отеля, ряд неудобств и рисков. Это нарушение привычного уклада деятельности отеля, вероятность возникновения нештатных ситуаций на ограниченной территории, угроза террористического акта, кражи и порчи имущества.

 

Для того чтобы минимизировать подобные риски, необходима четкая организация взаимодействия всех служб отеля. В конечном счете высокий уровень проведение мероприятия является еще одним кирпичиком в построении имиджа отеля, залогом его доброго имени и финансового благополучия. Принимая участников форума, руководители отеля должны осознавать, что его участники могут стать в будущем его постоянными клиентами. Хотя возможен и другой вариант: они никогда не приедут сами и поделятся негативными впечатлениями с коллегами. В таком случае одним мероприятием отель может принять клиентов, а после его проведения — потерять.

 

Качественная подготовка массового мероприятия зависит от того, насколько правильно и четко организаторами будет продуман каждый шаг проведения такового. При этом важно учитывать возможные риски и нестандартные экстренные ситуации. Поэтому пристальное внимание стоит уделить плану подготовки и проведения мероприятия.

 

«В гостиничном бизнесе нет мелочей, все должно быть продумано, проговорено и отражено в рабочем документе — меморандуме, дальнейшее исполнение пунктов которого является законом для всех сотрудников отеля и его служб, задействованных при организации и проведении мероприятий, особенно если к обеспечению мероприятия привлекается сторонняя служба безопасности, — делится опытом проведения форумов генеральный директор ООО «ОМК-Тур» Виктор Бровка (отель «Баташев», г. Выкса). — Все материалы о требованиях заказчика должны представляться только в письменном виде, во избежание возможных недоразумений: не так сказал, а вы не так поняли.

 

Как правило, эта работа со стороны исполнителя выполняется сотрудниками отдела продаж и маркетинга, с назначением в рабочем порядке куратора. Он же отвечает за поддержание контактов в течение всего периода работы с заказчиком и подготовку рабочего меморандума».

 

Подготовительный этап

В этот период руководство отеля согласовывает с организатором мероприятия план проведения, свои требования и рекомендации, среди которых выделяются ключевые — дата, место проведения, ожидаемое количество участников, их регистрация и размещение, организация обедов, банкета, фуршетов, кофе-брейков, время выезда.

 

Если на мероприятие приглашаются представители СМИ, необходимо позаботиться не только о комфортной работе журналистов, ведь они в первую очередь создают общественное мнение о мероприятии. Под видом журналистов несуществующего или вновь созданного интернет-СМИ на мероприятие могут попасть не те, кто выдают себя за них. Поэтому важно предусмотреть порядок заблаговременной аккредитации, а также отдельной от участников регистрации по редакционным удостоверениям или паспортам — по предварительным спискам.

 

На данном этапе в работу активно включается служба безопасности, поскольку один из главных постулатов в ее работе — предотвращение непредвиденных ситуаций.

Этот постулат должен стоять во главе угла при организации безопасности любого мероприятия с привлечением значительного количества людей.

 

ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ...